PREMESSA
La segnalazione riservata (o Whistleblowing) è lo strumento per mezzo del quale è possibile segnalare una presunta condotta illecita commessa da altri soggetti. È un atto attraverso cui il segnalante contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’Ente e di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.
Il presente documento intende ispirarsi al D.Lgs. 24/2023 in attuazione della “Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (disciplina sul Whistleblowing).
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1 OBIETTIVI
Questo documento norma il processo di ricezione, analisi, valutazione e trattamento delle segnalazioni riguardanti violazioni di disposizioni normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Ente di cui sia venuto a conoscenza, anche ai sensi del D.Lgs. 231/01.
L’obiettivo perseguito è fornire al segnalante le indicazioni operative, le modalità di trasmissione delle segnalazioni e le forme di tutela poste in essere dall’Ente, nel rispetto di quanto previsto dall’Ordinamento, nonché descrivere per i soggetti designati alla gestione del canale, le modalità di realizzazione delle attività.
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2 DESTINATARI – SOGGETTI SEGNALANTI - DEFINIZIONI
Le disposizioni contenute nel presente documento si applicano a:
tutti i dipendenti, compresi eventuali tirocinanti;
collaboratori e consulenti della società a qualsiasi titolo;
lavoratori e collaboratori di soggetti fornitori di beni o servizi in favore della società;
persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo vigilanza o rappresentanza;
fornitori;
i rappresentanti dei soci.Ancora
La tutela delle persone segnalanti, sopra individuate, si applica anche qualora il rapporto giuridico con l’Ente non si sia ancora perfezionato o successivamente allo scioglimento dello stesso.
Le misure di tutela si applicano anche ai:
facilitatori, cioè a coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione;
ai soggetti terzi e connessi con il segnalante quali colleghi e/o familiari;
ai soggetti giuridici (enti, società…) connessi al segnalante.
La segnalazione è valida quando il rapporto giuridico è in corso, durante il periodo di prova, quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione, o in altre fasi precontrattuali, successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).
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3 RUOLI ORGANIZZATIVI E PRINCIPI GENERALI
3.1 Il ruolo del RPCT
Il sistema di prevenzione della corruzione disciplinato nella Legge n. 190/2012 affida al RPCT il compito di proporre strumenti e misure per contrastare fenomeni corruttivi. Il RPCT è, pertanto, il soggetto funzionalmente competente a conoscere eventuali fatti illeciti al fine di predisporre adeguate misure volte a rafforzare il Piano di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.
Il RPCT è individuato quale Responsabile del canale di Segnalazione e primo destinatario delle segnalazioni, qualunque sia l’oggetto delle stesse, nonché soggetto competente a svolgere la preliminare istruttoria in ordine ai fatti segnalati. Resta tuttavia ferma l’autonomia di azione e l’indipendenza di giudizio dei membri dell’Organismo di Vigilanza (“OdV”), per le segnalazioni rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2001, per le quali il RPCT si coordinerà per le attività gestite e svolte direttamente dallo stesso OdV.
La segnalazione indirizzata al Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza o ad ANAC non sostituisce quella all'Autorità Giudiziaria.
3.2 Il ruolo dell’Odv e le sinergie con il RPCT
Ai sensi di quanto previsto dal D.Lgs. n. 231/2001, Acque Bresciane ha adottato un proprio Codice Etico, un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo, e ha provveduto a nominare un Organismo di Vigilanza con funzione e compiti previsti dalla stessa norma.
Alla luce delle ovvie sinergie tra il “MOG 231” e il Piano di Prevenzione della Corruzione sono fondamentali il coordinamento e la collaborazione tra OdV e RPCT.
Qualora dunque il RPCT, effettuata una prima valutazione sommaria della segnalazione, ne verifica l'eventuale rilevanza sul piano 231, ne informa tempestivamente l'Organismo di Vigilanza e assegna la stessa pratica per la successiva istruttoria ed esito. Il soggetto abilitato ad accedere, nei casi consentiti dalla normativa, all’identità del segnalante è il RPCT. Il portale consente tale facoltà all’ODV, su richiesta motivata dello stesso, nel caso di tematiche 231.
Cautele e misure di protezione identiche a quelle previste per il segnalante, saranno altresì garantite per l’eventuale soggetto “facilitatore” (ovvero la persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione in un contesto lavorativo).
Qualora la segnalazione riguardi una condotta attribuita al RPCT, la stessa potrà essere inviata direttamente all’ANAC, secondo le procedure predisposte dall’Autorità medesima nel sito istituzionale di ANAC.
3.3 il ruolo dei collaboratori e del rpct per la gestione della segnalazione
Il RPCT, qualora in fase di istruttoria si rendesse necessario il coinvolgimento di persone, che per la propria posizione e per il proprio ruolo, sono indispensabili alla trattazione, attiverà attraverso la piattaforma il loro intervento. Trattasi di risorse che ricoprono tipicamente ruoli apicali, tra di essi a titolo esemplificativo rientrano il DPO, il Responsabile Risorse Umane, il CFO, il Direttore Area Esercizio, il Direttore Tecnico, Il RSPP, il Responsabile Sistemi Informativi, il Responsabile Acquisti e Appalti e il Responsabile Area Clienti.
Essi avranno accesso alle sole informazioni fornite dal RPCT attraverso una sezione dedicata della piattaforma, e potranno interloquire col RPCT fornendo chiarimenti ed allegando eventuali documenti.
3.4 Garanzia di riservatezza
Tutte le persone di Acque Bresciane che ricevano una segnalazione e/o che siano coinvolte, a qualsivoglia titolo, nell’istruzione e trattazione della stessa, sono tenute a garantire la massima riservatezza sui soggetti segnalanti e sui soggetti e sui fatti segnalati, utilizzando, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità e l’onorabilità delle persone menzionate nelle segnalazioni (fatti salvi i casi di segnalazioni fatte per errore o in malafede), affinché chi effettua la segnalazione non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione, evitando in ogni caso la comunicazione dei dati acquisiti a soggetti estranei al processo di istruzione e trattazione delle segnalazioni disciplinato nel presente documento normativo.
Ad eccezione della sopramenzionata gestione dell’OdV, per tematiche afferenti il D.Lgs. 231/2001, la comunicazione di tali informazioni da parte del RPCT, se strettamente necessaria ai fini dell’istruzione e trattazione della segnalazione, è consentita nei confronti dei seguenti soggetti:
Posizioni apicali delle Aree di attività / uffici interessati dalla segnalazione;
Posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati, e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione.
3.5 Canali di segnalazione
Sono previsti diversi canali distinti di segnalazioni:
Canale interno: quello attivato da Acque Bresciane S.r.l., qui descritto, e da considerarsi via prioritaria;
Canale esterno: quello istituito da ANAC e disciplinato sul proprio sito internet attivabile se:
Non è stato attivato o non è conforme alla normativa vigente, il canale di segnalazione interna;
Il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che non ha avuto seguito;
Il segnalante ha fondati motivi di ritenere che una sua segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
Il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
Divulgazione pubblica;
Denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile.
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4 DEFINIZIONE DELLE SEGNALAZIONI
Il termine "segnalazione" definisce qualsiasi comunicazione scritta od orale ricevuta da Acque Bresciane S.r.l. nel canale di segnalazione interno, in ordine al fondato sospetto o consapevolezza di comportamenti – di qualsiasi natura, anche meramente omissivi – riferibili al personale dell’Ente o a terzi posti in essere in violazione: di leggi o regolamenti o provvedimenti dell’Autorità; del Codice Etico e del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001; di normative interne o comunque idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo di immagine, ad Acque Bresciane. La segnalazione può inoltre avere ad oggetto anche la commissione di reati presupposto della responsabilità amministrativa degli enti, nonché la comunicazione di misure ritenute ritorsive adottate dall’Ente nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione effettuata.
La segnalazione deve essere effettuata dal segnalante nell’interesse dell’integrità dell’Ente e deve avere ad oggetto condotte illecite, come descritte in precedenza, di cui lo stesso segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto con l’Ente, sia pure in modo casuale.
Le segnalazioni possono essere in forma scritta e in forma orale, indirizzate attraverso la piattaforma con la quale viene gestito il canale di segnalazione interno dedicato e gestito dal RPCT.
4.1 Oggetto della segnalazione
Sono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, atti od omissioni, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’Ente, compresa la commissione di reati presupposto della responsabilità amministrativa degli enti, e dunque:
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
violazioni del Modello 231, del Codice Etico e del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza;
altre ipotesi di mala amministrazione o di abuso a fini privati delle funzioni attribuite, a prescindere dalla rilevanza penale del fatto;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea, o nazionali, relativi a titolo di esempio ai seguenti settori: appalti pubblici; tutela dell’ambiente; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi (si rimanda al D.Lgs. 24/2023 per un elenco più esaustivo);
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
La segnalazione può riguardare anche condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate, attività illecite non ancora compiute ma che è ragionevole possano verificarsi, fondati sospetti.
La segnalazione deve essere finalizzata alla salvaguardia dell’integrità dell’Ente, e non alla soddisfazione di esigenze individuali del segnalante, non può riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale, o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro, del rapporto contrattuale o ai rapporti con il superiore gerarchico, i colleghi, i referenti aziendali.
Inoltre, al momento della segnalazione, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.
In ogni caso, considerato lo spirito della norma, non è necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, essendo invece sufficiente che, in base alle proprie conoscenze, egli ritenga altamente probabile e/o fondato, che si sia verificato un fatto illecito, nel senso sopra indicato.
Qualora il segnalante sia portatore di un interesse personale connesso all'oggetto della segnalazione dovrà dichiarare fin da subito quale esso sia. Tale dichiarazione, non esclude dalla tutela prevista dalla legge, la segnalazione.
4.2 Contenuto delle segnalazioni
Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti, a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi essenziali:
una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione. È indispensabile che tali elementi siano conosciuti direttamente dal segnalante, e non riportati o riferiti da altri soggetti;
se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti;
se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il reparto in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
AncoraAncoraPer l’inoltro della segnalazione il segnalante dovrà accedere Ancoraalla piattaforma dedicata, attraverso il sito internet istituzionale www.acquebresciane.it, nella sezione “Società Trasparente” - “Altri contenuti” - “Prevenzione della corruzione”. I dati inseriti per accedere alla piattaforma saranno separati dalla segnalazione e nascosti, e la segnalazione verrà inviata al Responsabile della segnalazione in forma anonima, il quale potrà visualizzare l’identità del segnalante, ove necessario, attraverso un’apposita procedura di sicurezza motivando la richiesta. Il segnalante, nell’area dedicata alla segnalazione, avrà visibilità sullo stato di avanzamento della stessa, ed anche sull’eventuale presa visione della propria identità, da parte del Responsabile della segnalazione.
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5 TUTELA DEL SEGNALANTE DEL SEGNALATO E RISERVATEZZA
Nei confronti del segnalante ai sensi della norma vigente sono garantiti i seguenti livelli di tutela:
tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, in generale e nello specifico, da parte di chi riceve e/o gestisce la segnalazione;
tutela del segnalante verso eventuali misure ritorsive o discriminatorie eventualmente adottate dall’Ente, a causa della segnalazione effettuata.
Si ricorda inoltre in merito all’obbligo di riservatezza l’art.12 del D.Lgs. 24/2023 afferma tra le altre cose che:
le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse;
l'identità della persona segnalante, e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere, o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati;
nell'ambito del procedimento penale, l'identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dal codice di procedura penale;
nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti, e ulteriori, rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. E in ogni caso si segnala la persona segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nonché nelle procedure di segnalazione interna, ed esterna, quando la rivelazione dell'identità della persona segnalante, e delle informazioni di cui al comma 2, è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
Sono esclusi dalle tutele i casi di segnalazione in malafede, ovvero i casi in cui sia accertato che il segnalante abbia agito con la consapevolezza di rivelare una notizia non vera.
Nella trattazione e gestione delle segnalazioni devono essere adottate le necessarie cautele per la tutela della riservatezza del soggetto segnalato, al fine di evitare conseguenze pregiudiziali, anche solo di carattere reputazionale, all’interno del contesto lavorativo in cui il soggetto segnalato è inserito.
La tutela del segnalato si applica, fatte salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’Autorità Giudiziaria o Contabile). In questo caso il RPCT è tenuto a rivelare l’identità del segnalante, senza necessità di acquisirne il consenso. Il segnalante verrà, in ogni caso, informato della richiesta e della necessaria comunicazione.
In ambito di eventuali procedimenti penali o contabili, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e i limiti previsti dalla legge.
L’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il suo espresso consenso, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice Penale, o una responsabilità civile ai sensi dell’art. 2043 del Codice Civile, e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).
La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’Ordinamento giuridico. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso scritto del segnalante alla rivelazione della sua identità.
I dati personali relativi ai soggetti segnalati, sono tutelati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, e pertanto il titolare del trattamento adotta misure al fine di evitare la indebita circolazione.
La segnalazione è sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della Legge 241/1990, nonché dagli artt. 5 e ss. del D.Lgs. 33/2013. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti.
5.1 Divieto di discriminazione
Il segnalante è tutelato da ogni misura ritorsiva, o discriminatoria, eventualmente adottata dall’Ente, a causa della segnalazione effettuata. Il dipendente che ritiene di essere sottoposto a comportamenti discriminatori per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito può dare:
notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione al RPCT al fine di avviare il procedimento di trattamento di questa segnalazione. L’adozione di misure ritenute ritorsive nei confronti del segnalante è comunicata in ogni caso all’ANAC nelle modalità e secondo i canali a ciò preposti previsti dalla stessa Autorità;
direttamente notizia all’ANAC, così come precisato nell’ambito delle Linee guida Whistleblowing n. 469 del 9 giugno 2021.
In merito alla discriminazione in particolare, si ricorda che sono nulli: il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante, il mutamento di mansioni, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere del Datore di Lavoro dimostrare che in caso di irrogazione di eventuali misure le stesse siano fondate su ragioni estranee alla segnalazione.
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6 MODALITÀ OPERATIVE – Canale interno
Come anticipato per una immediata gestione delle segnalazioni, siano esse rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01, ovvero della L. 190/2012, o altro, il soggetto destinatario individuato come Responsabile del canale è il RPCT. Qualora la segnalazione dovesse avere esclusivo rilievo ai sensi del D.Lgs. 231/01, verrà ricevuta dal RPCT ed inoltrata all'Organismo di Vigilanza per le opportune valutazioni.
Nel caso in cui le segnalazioni riguardino una condotta tenuta dal RPCT, quest'ultimo si trova in posizione di conflitto di interessi. In tali ipotesi, così come nel caso di inerzia del RPCT, la segnalazione dovrà essere inviata ad ANAC.
Acque Bresciane ha attivato, un canale di Whistleblowing adottando una piattaforma informatica sicura e agevole con le seguenti caratteristiche:
la segnalazione potrà pervenire sia in forma scritta che in forma orale, per tramite della stessa piattaforma. Nel caso di segnalazione orale la voce verrà resa irriconoscibile;
il sistema di segnalazione consentirà di separare i dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima, rendendo possibile l'individuazione dell’identità del segnalante, nei soli casi in cui ciò sia strettamente necessario attraverso adeguata motivazione attivando una procedura di sicurezza;
la segnalazione viene ricevuta dal RPCT che la gestirà mantenendo il dovere di confidenzialità nei confronti del segnalante;
il segnalante avrà modo di accedere ancora alla segnalazione, verificare la risposta del RPCT / OdV, e dialogare rispondendo a richieste di chiarimenti, o di approfondimento;
la segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (PC, Tablet, Smartphone), sia dall'interno dell'Ente che dal suo esterno. La tutela della riservatezza è garantita in ogni circostanza.
La piattaforma è disponibile collegandosi al sito internet istituzionale www.acquebresciane.it , nella sezione “Società trasparente”, nella sotto-sezione “Altri contenuti” in “Prevenzione della corruzione” accessibile al seguente link: https://www.acquebresciane.it/societa-trasparente/altri-contenuti/prevenzione-corruzione
Prevenzione delle corruzione | Acque Bresciane
La predisposizione ed il mantenimento dei suddetti canali di comunicazione, è garantita dal RPCT. Il RPCT collabora con l’OdV nella gestione delle segnalazioni aventi ad oggetto violazioni del Codice Etico e del Modello Organizzativo 231, o la commissione di reati presupposto della responsabilità amministrativa degli Enti.
Entro 3 mesi dalla segnalazione, al segnalante va dato riscontro in merito allo stato di avanzamento della procedura.
Le attività del processo di gestione delle segnalazioni sono di seguito descritte.
6.1 Ricezione
Il RPCT a seguito della ricezione di una segnalazione:
analizza la segnalazione verificando se possa trattarsi di un tema afferente il D.Lgs.231/01, e nel caso così fosse, la indirizza all'Organismo di Vigilanza per la gestione della segnalazione. Se la segnalazione ha esclusivo rilievo 231, l’OdV segue la procedura indicata in quanto applicabile.
informa il segnalante, entro 7 giorni, dell’avvenuta presa in carico della problematica segnalata, ed eventuale possibilità di essere ricontattato per acquisire eventuali elementi utili alla fase istruttoria.
6.2 Apertura della pratica, istruttoria e conclusione
Il RPCT svolge una prima analisi della segnalazione, eventualmente chiedendo informazioni al segnalante, e avvalendosi della collaborazione delle competenti strutture aziendali mantenendo il massimo riserbo sulla segnalazione.
Il RPCT archivia l’istruttoria se:
non sussiste l’interesse all’integrità dell’Ente;
il contenuto della segnalazione è generico e non consente nessun approfondimento;
la segnalazione abbia ad oggetto fatti già trattati in procedimenti già definiti;
vi è mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione di illeciti.
L’OdV archivia l’istruttoria comunicandolo al RPCT se la segnalazione non ha rilevanza ai sensi del D.Lgs. 231.
Se si procede all’archiviazione il RPCT valuta se la segnalazione, e la relativa documentazione, debbano essere trasmesse ad altri uffici aziendali per i profili di competenza. La decisione deve essere comunicata al segnalante mediante il canale interno utilizzato per la segnalazione (piattaforma per la gestione delle segnalazioni scritte o orali).
Nel caso in cui non ricorrano i casi di archiviazione il RPCT e/o l’OdV procedono ad accertamenti, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, anche con il coinvolgimento di soggetti terzi (interni o esterni), senza riferimento alcuno all'identità del segnalante e mantenendo il riserbo sulla segnalazione ricevuta.
In questa fase il RPCT e/o l’OdV possono:
richiedere notizie, informazioni, atti e documenti ad altri uffici e soggetti aziendali o a soggetti terzi coinvolti;
ascoltare il segnalante;
ascoltare il presunto autore della violazione.
Nella fase di accertamento il RPCT (o l’OdV), valuta anche l’eventuale attivazione di un intervento esterno di audit. In caso di svolgimento di tale intervento esterno di audit, il RPCT e/o l’OdV, esaminano il rapporto di audit contenente gli accertamenti relativi alla segnalazione, e si attivano di conseguenza.
Durante la fase istruttoria, il RPCT e/o l’OdV non devono informare il soggetto segnalato del fatto che a suo carico è stata presentata una segnalazione, né devono comunicargli gli esiti della gestione (non deve, inoltre, essere in alcun modo comunicato al segnalato che la segnalazione che lo riguarda è stata trasmessa all’Autorità Giudiziaria competente, per scongiurare il rischio di alterare le indagini).
Il segnalante accedendo alla piattaforma, nell’area dedicata alla segnalazione, sarà aggiornato sullo stato di avanzamento dell’istruttoria.
Al termine dell’accertamento il RPCT o l’OdV analizzano la documentazione e gli elementi raccolti e verificano:
se quelle segnalate sono condotte illecite o lesive dell’integrità dell’Ente;
se le condotte riguardano o meno situazioni in cui il soggetto è venuto direttamente a conoscenza, in ragione del rapporto di lavoro, anche nelle fasi preliminari all'instaurazione dello stesso;
(nel caso di OdV) se i fatti segnalati sono rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01.
Il RPCT e/o l’OdV non sono tenuti ad accertare i fatti, né svolgere controlli di legittimità o di merito, su atti e provvedimenti adottati oggetto di segnalazione, né accertare responsabilità individuali.
AncoraAncoraEntro un termine massimo di 90 giorni dalla ricezione della segnalazione, il RPCT conclude il procedimento, provvedendo alternativamente: o con l’archiviazione o con l’accertamento della fondatezza.
Nel caso di archiviazione il RPCT e/o l’OdV (ricevuta da RPCT la segnalazione su tema 231) archiviano l’istruttoria qualora:
la segnalazione sia infondata;
la segnalazione non possa essere provata con sufficienti evidenze;
la condotta segnalata non sia una condotta illecita;
non sussista l'interesse all'integrità di Acque Bresciane e la segnalazione non abbia rilevanza 231;
la segnalazione sia fondata su meri sospetti o voci.
La decisione deve essere adeguatamente motivata, e deve essere inserita e conservata all'interno della piattaforma informatica.
Il RPCT comunica la decisione al segnalante mediante la piattaforma.
In caso di accertamento della fondatezza della segnalazione, il RPCT e/o l’OdV redigono una relazione sull'istruttoria condotta, e i profili di illiceità riscontrati, evidenziando che si tratti di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l'Ordinamento riconosce la tutela rafforzata della riservatezza, omettendo l’indicazione dell'identità del segnalante. La relazione viene inviata al Consiglio di Amministrazione dal RPCT, fatto salvo le prerogative dell’ODV.
Il RPCT valuta l’eventuale:
inoltro all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti e/o all’Anac, per i profili di rispettiva competenza;
di dare comunicazione del fatto segnalato (evidenziando che si tratta di una segnalazione su cui c’è una rafforzata tutela della riservatezza), all’ Ufficio Risorse Umane per gli eventuali procedimenti disciplinari, e/o alle altre strutture organizzative competenti, ai fini dell’adozione dei provvedimenti del caso.
Il RPCT comunica al segnalante la decisione, e cura l'inoltro della segnalazione ad altro Ente od Organo, e la relativa motivazione. La comunicazione deve prevedere anche l'avviso dell'eventualità che la sua identità potrà essere fornita all'Autorità Giudiziaria, ove questa lo richieda.
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7 MONITORAGGIO AZIONI CORRETTIVE
Qualora, dalla fase istruttoria, emergano criticità nei processi interni, il RPCT e/o l’OdV propongono le variazioni opportune al PTPCT e al MOG, segnalando ai vari uffici la predisposizione dell’adeguamento delle procedure aziendali, e gli eventuali interventi organizzativi necessari.
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8 CONTROLLI, ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E TRACCIABILITÀ
Tutte le Aree / Funzioni aziendali di Acque Bresciane, coinvolte nelle attività disciplinate dal presente documento normativo assicurano, ciascuna per quanto di propria competenza, e anche mediante i sistemi informativi utilizzati, la tracciabilità dei dati e delle informazioni.
La documentazione relativa alle segnalazioni verrà raccolta, archiviata e conservata solo attraverso la piattaforma. il tempo di conservazione è fissato in 5 anni, salvo la necessità di conservare i documenti per un tempo maggiore, fino all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione.
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9 ADOZIONE, DIFFUSIONE RECEPIMENTO
Il presente documento è formalmente approvato con Delibera del Consiglio di Amministrazione di Acque Bresciane. I riferimenti al documento verranno riportati sul sito internet dell’Ente, sulle nuove edizioni del Modello Organizzativo e del PTPCT. Le presenti disposizioni sostituiscono le regole di segnalazione redatte in data antecedente e presenti nei sopra menzionati documenti.
